Automatisierung & KI
für die Arbeit, die sich täglich wiederholt.
Daten aus E-Mails ins System tippen, PDFs auslesen, Berichte zusammenstellen, Anfragen vorsortieren. Wir schauen gemeinsam, was davon von allein laufen kann, und bauen es.
Wo jeden Tag Zeit verschwindet.
Es sind selten die großen Dinge. Es sind die zehn Minuten hier, die Viertelstunde dort. Jeden Tag, von mehreren Leuten, oft seit Jahren.
Solche Abläufe fallen intern kaum noch auf, weil sie eingeübt sind. Von außen sieht man sie schnell. Deshalb fangen wir nicht mit Technik an, sondern damit, dir bei der Arbeit zuzusehen.
- Daten werden von einem System ins andere übertragen.
- Informationen werden aus E-Mails herauskopiert.
- PDFs werden von Hand gelesen und abgetippt.
- Dieselben Dokumente entstehen jede Woche neu.
- Anfragen werden manuell vorsortiert.
- Excel-Listen werden per Hand gepflegt.
- Zwei Programme wissen nichts voneinander.
Was wir automatisieren.
Erst der Ablauf, dann die Technik. Nicht umgekehrt.
Daten zwischen Systemen
Was heute jemand von A nach B tippt, übernimmt eine Schnittstelle. Zwei Programme, die sich vorher ignoriert haben, tauschen ihre Daten selbst aus.
- API-Anbindungen
- Systemintegration
- Abgleich statt Doppelpflege
Dokumente und E-Mails
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare und Anfragen werden ausgelesen, zugeordnet und weitergereicht. Was unklar ist, landet zur Prüfung bei dir statt einfach durchzurutschen.
- PDF- und Belegverarbeitung
- Postfächer vorsortieren
- Dokumente automatisch erzeugen
Abläufe von Anfang bis Ende
Ein Vorgang läuft über mehrere Stationen: Anfrage kommt rein, wird geprüft, erzeugt eine Aufgabe, schickt eine Bestätigung. Der Fachbegriff dafür ist Workflow Automation.
- Freigaben und Benachrichtigungen
- Wiederkehrende Berichte
- Fristen und Erinnerungen
KI für unscharfe Aufgaben
Manche Arbeit lässt sich nicht in feste Regeln fassen: Texte zusammenfassen, Anliegen erkennen, aus einem Freitext das Wesentliche ziehen. Genau dort ist KI stark.
- Inhalte einordnen und zusammenfassen
- Entwürfe vorbereiten
- AI Agents für klar umrissene Aufgaben
Wann KI, wann nicht.
KI ist ein Werkzeug, kein Geschäftsmodell.
Ein fester Ablauf mit klaren Regeln braucht keine KI. Der läuft mit klassischer Automatisierung zuverlässiger, günstiger und ist im Zweifel nachvollziehbar. KI setzen wir dort ein, wo Regeln nicht ausreichen, weil die Eingabe jedes Mal etwas anders aussieht.
Was am Ende zum Einsatz kommt, entscheiden wir gemeinsam am konkreten Fall. Wenn eine Automatisierung sich nicht rechnet, sagen wir das auch.
Immer derselbe Ablauf, immer dieselben Felder. Klassische Automatisierung, ohne KI.
Freitext, wechselnde Formate, Sprache statt Formular. Hier bringt KI echten Vorteil.
Geld, Verträge, Personen. Die Maschine bereitet vor, entschieden wird von einem Menschen.
Was du konkret bekommst.
Der Ablauf, dokumentiert
Wie der Vorgang heute läuft und wie er künftig läuft. Verständlich aufgeschrieben, damit auch jemand ohne Technikhintergrund folgen kann.
Die laufende Automatisierung
Eingerichtet, getestet und im Betrieb. Mit Protokoll darüber, was sie tut, und einer klaren Meldung, wenn etwas nicht durchgeht.
Eine Notbremse
Du kannst jederzeit sehen, was gelaufen ist, eingreifen und abschalten. Nichts passiert im Verborgenen.
Erst verstehen. Dann bauen.
Vier Schritte, die bei jedem Projekt gleich sind, ob kleine Anwendung oder tragendes System. Der Aufwand pro Schritt richtet sich danach, was auf dem Spiel steht.
Wir sehen uns an, wie es heute läuft, und sprechen mit den Leuten, die täglich damit arbeiten. Nicht mit einem Fragebogen, sondern im Gespräch.
- Was hakt tatsächlich?
- Was soll hinterher anders sein?
- Wo wäre ein Fehler teuer?
Bevor gebaut wird, prüfen wir, ob der Ablauf in dieser Form überhaupt sinnvoll ist. Oft fällt dabei die Hälfte weg, und der Rest wird günstiger.
- Unnötige Schritte streichen
- Entscheiden, was wirklich gebraucht wird
- Aufwand und Nutzen gegenrechnen
Du siehst früh etwas Lauffähiges und sagst uns, ob es passt. Getestet wird mit deinen tatsächlichen Daten, nicht mit Beispielen, die immer funktionieren.
- Zwischenstände zum Anschauen
- Änderungen, solange es günstig ist
- Code, Daten und Zugänge gehören dir
Nach dem Start hört es nicht auf. Wir überwachen den Betrieb und ziehen nach, wenn sich ein System, eine Vorschrift oder dein Ablauf ändert.
- Überwachung und Updates
- Anpassung bei Änderungen
- Erweiterung, wenn sie sich lohnt
Technisch umgesetzt mit dokumentierten Schnittstellen, automatischen Tests, Versionsverwaltung und geprüfter Auslieferung. Das läuft im Hintergrund und du musst dich nicht damit befassen.
Kein Ticketsystem, keine Weiterreicherei. Du sprichst mit dem, der es auch baut.
Was kostet Automatisierung?
Das hängt daran, wie viele Systeme mitspielen. Hier eine ehrliche Orientierung.
im vierstelligen Bereich
Ein klar abgegrenzter Vorgang, zum Beispiel Anfragen aus dem Postfach ins System übertragen.
- Ein System, ein Ablauf
- Meist in wenigen Wochen fertig
- Gut geeignet zum Anfangen
5.000 bis 25.000 €
Mehrere verbundene Abläufe über Systemgrenzen hinweg, inklusive Auswertung.
- Mehrere Systeme verbinden
- Schnittstellen und Datenmodell
- Auswertung und Protokoll
als Monatspauschale
Automatisierungen sind kein Möbelstück. Ändert sich ein System, muss nachgezogen werden.
- Überwachung im Betrieb
- Anpassung bei Änderungen
- Erweiterung nach Bedarf
Du weißt noch nicht, ob sich das bei dir lohnt? Dann fang mit einem Prozess-Check an: Wir gehen deine Abläufe durch und du bekommst eine Liste mit dem, was sich automatisieren lässt, was es ungefähr kostet und was es im Jahr spart. Ob daraus ein Projekt wird, entscheidest du danach.
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Automatisierung FAQ
Woher weiß ich, ob sich bei uns etwas automatisieren lässt?
Faustregel: Wenn jemand dieselbe Handbewegung mehrmals pro Woche macht und dabei nichts entscheidet, lohnt sich ein Blick darauf. Im ersten Gespräch gehen wir zwei, drei solcher Abläufe durch und schätzen ab, was sie im Jahr kosten.
Brauchen wir dafür wirklich KI?
Oft nicht. Ein fester Ablauf mit klaren Regeln läuft ohne KI zuverlässiger und günstiger. KI lohnt sich, wenn die Eingabe jedes Mal anders aussieht, etwa bei Freitext oder wechselnden Dokumentformaten.
Müssen wir unsere Software wechseln?
In der Regel nicht. Wir setzen auf das auf, was du hast. Nur wenn ein System partout keine Schnittstelle anbietet und auch keinen Export, wird es eng. Das klären wir vorher, nicht mitten im Projekt.
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Sie meldet sich. Unklare Fälle laufen nicht einfach durch, sondern landen zur Prüfung bei einem Menschen. Jeder Durchlauf wird protokolliert, und du kannst jederzeit abschalten.
Wie schnell merken wir etwas davon?
Ein einzelner Ablauf ist meist in wenigen Wochen produktiv. Wir fangen bewusst mit einem überschaubaren Vorgang an, damit du früh siehst, ob sich das für euch trägt.
Wo liegen unsere Daten dabei?
Der Betrieb läuft auf Servern in Deutschland. Wenn für eine Aufgabe ein KI-Dienst nötig ist, sagen wir vorher, welcher das ist, welche Daten ihn erreichen und wie du das eingrenzen kannst.
Drei Werkzeuge sind zu einem geworden. Was vorher jeden Tag rund eine Stunde Tipparbeit war, passiert jetzt einfach.
Inhaber Dienstleistungsbetrieb, NRWWelcher Ablauf nervt dich am meisten?
Beschreib ihn kurz, ich sage dir ehrlich, ob sich eine Automatisierung dafür lohnt. Kostenlos und ohne Verpflichtung.